LEARNING ELEMENTS изнутри, часть 4

В четвертой части разговора с Еленой Тихомировой мы узнаем про команду и весь процесс подготовки конференции LEARNING ELEMENTS.

Что в себя включает Elements, кроме самого мероприятия?

Несмотря на то, что Learning Elements проходит только один раз в год, готовим мы её целый год. В течение этого времени интенсивность подготовки разная, но, как правило, уже в момент проведения текущей конференции и даже немножко до её старта мы обсуждаем, какой будет конференция следующего года.

В процессе проведения мероприятия собираем очень много своих мыслей и идей от участников, всё это аккумулируется и ложится в основу будущей конференции. После завершения мы пару недель отдыхаем в плане стратегии, но при этом готовим и отправляем всем участникам материалы, презентации.

Так и в этот раз — в конце июня начнём формировать стратегию Learning Elements 2026. Какие у нас будут изменения, нововведения, что хотим дополнить или убрать из того, что не получилось.

Но несмотря на то, что стратегию мы формируем летом, в течение года у нас могут быть разные изменения, иногда под влиянием происходящего вокруг. Так было в этом году. За два месяца до самой конференции мы поменяли программу и подход к ней, потому что появилось ощущение, что немножко не туда идём. Наверное, в большей степени я поняла, что это не то, что мне хочется, что бы увидели наши участники.

Сколько человек готовят конференцию?

Во всём процессе подготовки и планирования конференции участвуют 5−6 человек. Это я, как лидер этого всего, кто определяет, подход к проведению, содержательную часть, на что мы делаем или не делаем акценты.

Ещё я являюсь отчасти креативным двигателем, придумываю всякие нестандартные форматы. Наш директор конференции Наталья Червонцева отвечает за финансовое планирование, а это очень тонкий момент. В её ответственности работа со всеми подрядчиками, чтобы всё свести воедино, чтобы в итоге мероприятие сработало как единый часовой механизм.

За работу с партнёрами отвечает Юлия Соловьёва. На ней те, кто проводят мастер-классы, выставляют свои стенды. Дарья Якименко и Анастасия Алимичева отвечают за продажи, пиар и весь маркетинг мероприятия. К тому же, Даша помогает с планированием и организацией.

Наш программный директор Андрей Коробейник ведёт всю работу со спикерами, включая репетиции и организацию выступлений. В зависимости от нагрузки, ему могут помогать ещё 2−3 человека.

Таким небольшим составом мы готовим не только основную Elements, но и проводим наши онлайн-мероприятия, мои курсы и другие проекты в течение года.

Как начинается непосредственная подготовка к каждой следующей конференции

С июня по сентябрь — это стратегия с высоты птичьего полёта: сколько дней, какие темы, какие цены.

С сентября — первые действия по набору спикеров, начало работы с подрядчиками и старт продажи билетов. Первые билеты могут оформить те, кто хочет сэкономить — чем раньше регистрируешься, тем дешевле.

Мы объявляем свои темы и смотрим, на какие темы ещё люди заинтересованы говорить. Особенность Elements в том, что мы совмещаем эти два источника. С одной стороны очень внимательно сами изучаем рынок, с другой — наши спикеры-эксперты делятся тем, что важно на их взгляд в обучении взрослых, на основании их проектов или трендов.

Одновременно с этим мы начинаем работу с подрядчиками — бронирование места проведения, техники. Чем раньше мы это сделаем, тем это более экономически эффективно. К тому же, за два месяца до конференции уже особенно сделать ничего не получится, потому что мы не единственные, кто занимается этими мероприятиями, и можно оказаться без площадки и без всего.

Также в течение осени мы делаем все детальные расчеты, что нам нужно будет покупать, заказывать.

Ближе к зиме заказываем сувенирную продукцию по ценам текущего года, пользуемся этой возможностью, потому что в начале года все цены меняются.

За 2−3 месяца до конференции, согласно нашего отработанного таймлайна занимаемся дизайном и оформлением.

Как начинаете набирать участников?

Есть железное правило в организации мероприятий — набирать участников нужно на программу, на спикеров. Мы набираем на так называемый лайнап сразу, как только у нас появляются первые спикеры.

Показываем нашим будущим участникам спикеров, пока ещё не расставленных по сетке, без тематических секций, без тайминга. Но демонстрируем, кто у нас будет выступать из тех, кто уже подтвердился работать с нами на ближайшей конференции. Люди приходят на людей!

Постепенно начинаем публиковать, кто с чем будет выступать, и одновременно начинаем работать с партнёрами. Большинство партнёров у нас постоянные, кто-то новый добавляется.

Как вы работаете с партнёрами?

Работа с партнёрами начинается с ноября-декабря, обсуждаем с ними, что они хотят показать, какие у них цели на этот год. Как правило, стараемся вместе с ними предложить такие опции, которые позволят им показать свой продукт, услуги наилучшим образом. Не по стандарту, а именно так, чтобы им было классно и комфортно.

Как формируется программа?

С января-февраля начинается очень большая работа по публикации информации о том, что мы будем проводить. С этого момента сайт постоянно обновляется, демонстрируется программа.

В марте собираем программу в сетку, распределяя выступления по секциям. К середине апреля в целом у нас программа готова.

В чем особенность вашей работы со спикерами?

Работа со спикерами Elements — это целый отдельный мир. Сначала мы собираем заявки спикеров. Эти заявки обязательно рассматриваем на программном комитете, я сама в каждом из них участвую, смотрю все тезисы, подходят или не подходят, кого-то берём, кого-то не берём. Отсеиваем мы достаточно жёстко и достаточно много, потому что у нас большой поток потенциальных спикеров.

Мы не берём общие доклады или доклады, в которых не видим кейсов или практики. Очень много заявок с явной продажей своих услуг. Стараемся сделать так, чтобы для наших участников конференция была максимально полезной, и в первую очередь это делается через отбор спикеров.

Дальше с каждым спикером идет отдельный процесс взаимодействия. Часто мы просим скорректировать что-то в поданном выступлении, редко принимаем сразу всё как есть. Затем спикеры обязательно репетируют — некоторые один раз, некоторые дважды. Мы просим поправить и потом повторить, если в первый раз было не всё хорошо.

Вот уже несколько лет подряд мы с помощью партнёров специально для спикеров ближе к конференции проводим небольшой тренинг по публичным выступлениям. Все спикеры, кто участвуют в таком тренинге, всегда очень довольны, потому что это действительно помогает хорошо выступить.

И здесь очень важно отметить — мы с радостью берём неопытных спикеров. Огромное количество людей впервые в жизни выступили именно у нас. Поэтому мы стараемся оказать им максимум поддержки, снизить переживания, выровнять выступления, прорепетировать, помочь сделать слайды, отструктурировать.

Для меня это вообще отдельная задача, потому что далеко не каждая конференция берёт спикеров без опыта, а мы это делаем, тем самым, в том числе, развивая рынок.

Бывают ли отказы в последний момент?

К сожалению, такое случается, причём, часто по прозаичным причинам, что нас очень печалит. Ведь к тому моменту мы уже вместе прорепетировали и все согласовали. Такой опыт вынуждает нас активно говорить вслух, что если вы не уверены, что сможете выступить, лучше не подавайте заявку. Потому что из-за этого начинаются очень большие сложности с проектированием программы, которая у нас собрана именно как сетка с расставленными по ней выступающими. Секции мы собираем так, чтобы в них желательно входило по три подряд близких по теме выступления, чтобы это гармонично воспринималось слушателями.

Конечно, бывают уважительные причины, но очень много просто легкого отношения к договорённостям. Программа начинает расползаться, появляются дыры, их надо очень быстро начинать заполнять. Иногда приходится целые секции переформатировать, потому что мы не успеваем собрать нужное количество спикеров на спроектированные темы. И такое, к сожалению, случается каждый год.

Пострадают от этого в первую очередь участники, когда окажутся в секции, где будут идти негармоничные выступления, темы не будут правильно раскрываться. За 2−3 недели до начала конференции уже всё гладко не исправить. И ещё важная вещь заключается в том, что кто-то специально планирует идти на конкретного спикера, а затем окажется, что его не будет.

В следующей части — про планы конференции Learning Elements…