Переход с SAP SuccessFactors на российскую Mirapolis

Поэтому прежде всего нужно определить, какой функционал HR-подразделению обязательно нужен, а от какого в новой системе можно отказаться.

Такой анализ должны проводить HR-специалисты как непосредственные пользователи системы, а также IT-специалисты компании, которые смогут предоставить данные по применению существующей системы (посещаемость, статистика использования сервисов внутри системы и пр.).

Однако, если какой-то функционал не нужен прямо сейчас, это не значит, что в будущем у компании не возникнет в нем потребность. Поэтому лучше заранее выбирать HCM-системы, которые позволяют быстро подключать новые модули. Например, в Mirapolis HCM такая возможность предусмотрена.

Новая HCM-система должна:

1. Соответствовать закону «О персональных данных».
2. Состоять в реестре российского ПО (особенно актуально для госорганизаций).
3. Давать возможность использовать операционные системы и СУБД из Единого реестра российского ПО.

Также для обеспечения безопасности данных желательно, чтобы:

1. У системы были готовые решения для разграничения доступа из интернета и внутренней сети компании.
2. Решение было проверено крупными провайдерами по информационной безопасности и клиентскими службами информационной безопасности.
3. Велся непрерывный анализ безопасности кода ИТ-продукта.

Российская система Mirapolis HCM всем этим требованиям отвечает.

Оно должно включать технические и функциональные требования. Для составления документа понадобится помощь IT-специалистов.

Технические требования
Для быстрого перехода на новую систему нужно без ошибок перенести все данные из старой и настроить связи с другими системами, которые используются в компании. Значит, поставщик нового решения должен представлять готовые инструменты для такого переноса и развитое API (интерфейс для настройки связей между компьютерными системами).
К примеру, если компания использовала модуль Core HR в SAP SuccessFactors, при переходе на отечественные продукты придется выбирать сразу ERP и систему для управления талантами — поскольку в одном российском продукте весь нужный функционал не будет закрыт. Значит, компании для работы понадобится настроить взаимодействие между ERP и HCM-системой.

Функциональные требования
Не так много решений на рынке могут полностью заменить SAP SuccessFactors функционально. Но при этом выбор решений для оценки очень большой. Чтобы было проще сориентироваться, пропишите в формате чек-листа весь нужный вам функционал и расставьте требования в порядке приоритетности.

Переходить на новую HCM-систему можно самостоятельно, силами штатных специалистов, или доверить весь процесс поставщику системы. Второй вариант предпочтительнее: у многих провайдеров уже есть отработанная схема перехода.

Однако нужно оценить реальный опыт выбранного провайдера. Он уже вел аналогичные проекты для крупных компаний? Логотипы клиентов на сайте системы не всегда надежный признак: может оказаться, что в реальности провайдер выполнял лишь малую часть проекта.

Поэтому соберите отзывы от нескольких клиентов компании и попросите будущего исполнителя провести демонстрацию его решения в работе — можно на каком-то тестовом проекте. На такой презентации обязательно должны присутствовать ваши HR-специалисты и IT-специалисты. Вместе они смогут оценить функциональность решения и его соответствие стандартам безопасности.

Будущий исполнитель должен подробно рассказать о функциях решения, показать его интерфейс, по запросу продемонстрировать процесс заполнения полей и формирования необходимых отчетов.

Так вы убедитесь, что это готовый проект, а не прототип, работу которого будут тестировать на вас.

Чтобы перейти на новое решение, можно пойти двумя путями:

• согласовать все требования, составить подробный план и начать поэтапную реализацию — это стандартный (waterfall), но несколько устаревший подход;
• разработать MVP, который будет обладать минимальными, но достаточными для закрытия основных задач функциями, а все остальное доделывать постепенно (agile-подход).

Второй вариант – оптимальный. Так перейти на новую HCM-систему можно намного быстрее, и все критически важные функции все равно будут закрыты.

Вот как это может выглядеть:

1. Провайдер помодульно переносит функционал на новое решение, начиная с самого важного.
2. Затем настраивается обмен данными с учетными системами (ERP), содержащими персональные данные сотрудников.
3. Следующий шаг – перенос всей информации из старой системы в новую НСМ, например, базы кандидатов, истории отбора персонала, информация о премировании и обучении.

В дальнейшем провайдер может добавлять новый функционал по запросу компании-клиента

Смена системы — всегда стресс для сотрудников. Новый интерфейс, многое непривычно.

Чтобы облегчить переход, подготовьте подробные инструкции по работе, проведите мастер-классы или вебинары по работе с новой HCM-системой.

Что сотрудникам нравится в новой системе, а что стоит улучшить. Пожелания передайте провайдеру HCM-системы — возможно, они станут основой для доработок решения в будущем.