Как автоматизация упрощает жизнь отделу профессионального обучения

На прошедшем итоговом форуме E-Learning Force 2023 Ольга Влащенко (Начальник отдела профессионального обучения ПСБ) привела несколько примеров эффективной автоматизации электронного обучения. В ПСБ это называется «Карта знаний», в системе WebSoft HCM, где это реализовано, — это типовой HR-процесс «Карьерные маршруты». Об этих и других процессах поговорим ниже.

Все новые сотрудники фронт-офиса должны пройти определенный набор курсов по своему виду профессиональной деятельности. Учебные материалы распределяются для каждой роли, производится разовая настройка параметров карты знаний, после чего, как сказала Ольга, происходит «айтишная магия».

При появлении нового сотрудника система «видит» его роль и назначает ему соответствующие курсы. Благодаря адекватно выставленным срокам прохождения и расставленной приоритезации, большое количество курсов не становятся чем-то невыполнимым. Таким образом новичку сразу видно, что нужно пройти в первую очередь, что затем и так далее. К тому же, приоритет есть не только у курсов, но и тематических блоков: сначала все проходят курсы информационной безопасности, а далее — уже профильные курсы. Это важно ещё и с той точки зрения, что обязательные первоначальные курсы привязаны к автоматической системе доступов. Если не пройти эти базовые курсы, то невозможно получить доступ к программному обеспечению, в котором сотрудники работают.

Но автоматическое назначение пула курсов ПСБ ещё и персонализировано. Чтобы получить специальные доступы для работы с конкретными процессами, нужно пройти определенные курсы. К примеру, действующий сотрудник для начала должен успешно изучить курс по оформлению кредитной заявки, только после этого он получит доступ к этому модулю корпоративного ПО.

Важно отметить, что в ходе всего процесса обучения сотрудник видит свой прогресс, количество изученных и оставшихся курсов.

Также к конкретной роли сотрудника настроена система рекомендаций дистанционного обучения. После прохождения сотрудником обязательных курсов встроенный в WebSoft HCM механизм LXP рекомендует ему пройти что-то из смежного, важного для профессионального развития.

Вместо сотен писем на почту с просьбой назначения обучения, на портале была разработана форма заявки на дистанционное обучение. В ней видно, кто подаёт заявку, кто согласующий руководитель, и выбираются курсы, тесты, период обучения, также недавно была настроена проверка прохождения курса, т. е. сотруднику не назначится курс, если он его недавно проходил.

HCM-система несколько раз напоминает про обучение и оповещает, когда оно просрочено. В случае с обязательными курсами, завязанными на распоряжения, федеральные законы, нормативные документы, проверяющих органов это особенно важно.

Уведомляет система и согласующих заявки на обучение. Получив такое уведомление, ответственный оперативно может проверить корректность заполнения и сразу вынести решение о необходимости заявки.

Другой пример уведомлений — для отдела обучения — об изменениях. Если в системе нет сотрудника с с определенными признаками, которые были указаны как ключевые в механизме карты знаний, или же уволился сотрудник, ответственный за учебный контент со стороны заказчика или эксперта, то ответственным за обучение будет приходить уведомление, что есть неактуальные значения. После чего в карте знаний разбираются несоответствия, а учебный контент и процесс поддерживаются в актуальном состоянии.

Из карточки курса можно задать вопрос эксперту или разработчику курса, или написать в службу поддержки. Благодаря этой кнопке значительно снизилось количество обращений в отдел обучения. Стало видно, кто, откуда и по какой теме задаёт вопрос, что позволяет быстрее и конструктивнее обрабатывать обращения.

Чтобы снизить количество обращений в управление обучения, сотрудники, благодаря кастомной доработке системы, могут сами отменять обучение, которое они себе «назначили». Это полезно, когда пользователи ошибочно назначают себе курсы, но проходить их не собираются. По такой кнопке не только удаляется курс у сотрудника, но и запись в СДО.

С учетом влияния прохождения курсов на доступ к прикладному ПО был разработан специальный фильтр для каталога курсов, привязанный к роли сотрудников, чтобы они могли легко находить полезное для себя. В частности была добавлены галочки: «Влияет на мои доступы», «По виду бизнеса», «По функциональному направлению». Отфильтровав курсы, можно сразу же «в одно касание» и назначить себе нужный.

По определённым курсам в ПСБ автоматически формируются сертификаты в соответствие с требованиями законодательных органов.

Например, по курсам, связанным с кассовой работой, финансовым мониторингом и др. автоматически формируется определённый документ об успешном прохождении. После чего система автоматически его направит сотруднику. Тот, в свою очередь, при запросе от регулирующих органов может его предоставить в распечатанном виде.

После прохождения централизованного обучения заказчикам обучения направляется подробная персонализированная отчётность. Это значительно экономит время и избавляет управление обучения ПСБ от ручной выгрузки тысячи отчетов.

Чтобы вручную не добавлять описание для карточки каждого курса, была разработана автоматическая загрузка Excel-файла по заданному шаблону.

Теперь заказчик совместно с ответственным сотрудником из управления обучения заполняет этот файл при добавлении нового курса, после чего файл загружается в СДО.

Примеры автоматизации, рассмотренные в этой статье — лишь небольшая часть из процессов автоматизации дистанционного обучения ПСБ. Однако эти направления существенно снизили временные затраты и позволили направлять человеческий ресурс на более важные задачи обучения.

Если вы собираетесь автоматизировать дистанционное обучение у себя в компании, то Ольга рекомендует определиться со следующими пунктами: