Websoft Workspace — HR-пространство в Websoft HCM

Websoft Workspace — это цифровое HR-пространство, интегрированное в Websoft HCM, для работы и взаимодействия сотрудников внутри организации. Оно объединяет инструменты для выполнения задач, обмена информацией и совместной работы над проектами.

В 2024 году Workspace предоставляет 6 инструментов для эффективной организации рабочего процесса:

1. Чаты. Организация рабочих чатов и звонков с возможностью во время звонка работать в других инструментах Workspace.
2. Чат-боты. Сценарные боты, интегрированные в HR-процессы, а также персональные HR-помощники c подключенными большими языковыми моделями (LLM) или технологией RAG, для предоставления индивидуализированных советов и ответов на запросы пользователей.
3. Календарь. Планирование и проведение звонков и вебинаров.
4. Задачи. Менеджер задач с возможностью управления задачами, расстановки их приоритетов и отслеживания статусов выполнения.
5. Пространство знаний. Индивидуальная и совместная работа над wiki-статьями с использованием инструментов нового редактора.
6. Учет времени. Тайм-трекер для учета затраченного времени на выполнение задач.

Приложение Чаты состоит из двух панелей — списка чатов и содержимого чата.

Над списком чатов расположены три управляющих элемента:

• Поле поиска по названиям и содержимому чатов (1)
• Кнопка фильтров (2)
• Кнопка создания нового чата (3)

Для стандартного поиска достаточно ввести запрос в строку и нажать Enter. Фильтры позволяют оставить в списке непрочитанные чаты или отмеченные флажками.

Расширенный поиск позволяет задавать гибкие настройки.

По кнопке Новый чат открывается окно создания чата с выбором его типа.

Чат может быть:

• Персональным
• Групповым
• С чат-ботом

В двух первых случаях следует выбрать собеседников из числа коллег, в третьем — бота. При создании группового чата необходимо задать название и, по желанию, выбрать иконку.

На панели раскрытого чата также есть управляющие элементы: в верхней части — для вызова дополнительных действий, в нижней — для отправки сообщений.

В раскрытом чате можно:

• Позвонить участникам чата (1)
• Выполнить поиск по сообщениям (2)
• Открыть информационную панель (3)

Кнопки в поле отправки сообщения:

• Вложение (4)
• Смайлики (5)
• Выбор получателей из списка участников (6)
• Отправка сообщения (7)

На информационной панели можно:

• Изменить состав участников
• Просмотреть историю звонков
• Отключить звуковые уведомления
• Скопировать ссылку на чат
• Изменить название и иконку чата

Чтобы начать звонок или войти в звонок, который уже начали участники чата, нужно нажать на кнопку Звонок.

После нажатия на кнопку открывается диалоговое настроек звонка, в котором можно:

• Отключить/включить камеру
• Отключить/включить микрофон
• Изменить громкость звука при включенном микрофоне
• Сохранить текущие настройки для использования их в будущих звонках
• Вызвать дополнительные настройки

Для входа непосредственно в звонок нужно нажать кнопку Войти в звонок.

Во время звонка можно:

• Включить/отключить камеру и микрофон
• Начать трансляцию экрана
• Переключиться в вид выступления
• Выйти из звонка
• Открыть список участников, из которого можно вызвать кого-то из участников, кто ещё не вошел в звонок

По кнопке Плавающее окно можно уменьшить окно звонка и переместить его в любую часть экрана, чтобы параллельно выполнять другие задачи в других разделах Workspace или переписываться в других чатах.

В разделе Календарь можно планировать события двух типов:

• Звонок — событие, привязанное к чату, проводится средствами Workspace.
• Вебинар — событие в Виртуальном классе, где можно показывать презентации, проводить опросы, давать задания.

Эти события можно делать повторяющимися.

Запланированные мероприятия можно отслеживать в календарных представлениях (Месяц, Неделя, День) или в виде повестки дня.

Созданные организатором мероприятия отображаются в календаре у добавленных участников.

Каждый участник, выбрав мероприятие, в открывшейся справа панели может подтвердить участие или отклонить. Организатору при этом видны статусы всех участников.

Для нового события (звонок или вебинар) в календаре автоматически создаётся чат.

Одновременно с этим всем участникам запланированного звонка на почту поступит уведомление со ссылкой на созданный чат.

Websoft Workspace позволяет работать с разными типами задач.

В качестве задач могут быть:

• Учебные активности
• Задания с экспертом
• Поручения
• Активности в рамках HR-процессов (адаптация, наставничество, ИПР)
• Проектные задачи

Задачи можно отображать в виде Канбан-доски или списком, используя различные фильтры.

Канбан-представление позволяет отображать не только задачи из процессов или вручную созданные, но и следование по стадиям таких объектов, как курсы, тесты, кандидаты или вакансии.

Запустить плеер электронного курса можно из правой панели.

Курс в таком случае откроется во фрейме задачи, о чем будет напоминать серая панель сверху. Чтобы вернуться в менеджер задач, нужно нажать крестик на этой панели.

Типы задач, которые не относятся к виртуальным (возникающие в рамках каких-то процессов), можно создавать из менеджера задач, если это разрешено настройками Типа задачи в приложении Управление Workspace.

После создания задача отобразится в столбце нужного статуса с заданным приоритетом. Более приоритетные задачи будут автоматически располагаться выше.

Для разных типов задач можно указать определенные документообороты. Это можно применять, например, в Проектной оценке.

При выполнении документооборота в карточке задачи могут появляться соответствующие конкретному этапу поля и кнопки действий. Операции документооборота выполняются нажатием на соответствующую кнопку в правой панели.

В настройках задачи можно просмотреть всю историю изменения задачи.

В рамках задачи можно вести переписку со всеми ее участниками.

Миниатюру чата можно открыть прямо в панели настроек задачи, в чаты, связанные с задачами есть опция добавления чат-ботов.

Это переписка в виде отдельного, автоматически созданного, чата по задаче.

Websoft предлагает разнообразные форматы чат-ботов, которые:

1. Инициируют связь в рамках бизнес-процессов при наступлении определённых событий или после активации соответствующих агентов.
2. Отвечают на вопросы, классифицируя запросы и подбирая соответствующие ответы.
3. Используют технологию RAG (Retrieval Augmented Generation), которая позволяет обращаться к дополнительным источникам данных (wiki-базы), а также подключаться к большим языковым моделям (LLM) для генерации точных ответов на сложные или нестандартные вопросы.

В числе «коробочных» чат-ботов по мини-сценариям входят, например, обращение бота в отдельном чате к сотруднику, которого включили в состав участников мероприятия. Ниже приведен текущий список с разбивкой по объектам.

Адаптация:

• Старт адаптации

Электронный курс

• Назначение
• Завершение
• Напоминание

Мероприятие

• Включение в состав участников
• Завершение мероприятия для участника
• Напоминание
• Групповое обучение

Цели

• Руководитель согласовал оценку
• Руководитель вернул оценку на доработку
• Сотрудник отправил оценку на согласование
• Сотрудник отправил корректировку на согласование
• Сотрудник отправил план на согласование
• Руководитель согласовал план по целям
• Руководитель согласовал корректировку плана
• Руководитель вернул корректировку плана на доработку
• Руководитель вернул план по целям на доработку
• Руководитель начал корректировку плана
• Напоминание для руководителя
• Напоминание для сотрудника

Отпуск

• Напоминание после отпуска сотрудника для руководителя
• Напоминание после отпуска для сотрудника
• Напоминание перед отпуском сотрудника для руководителя
• Напоминание перед отпуском для сотрудника

Из такого сообщения сразу можно открыть карточку мероприятия или подтвердить своё участие в нём.

Другой пример — обращение бота при назначении электронного курса, который можно сразу же запустить. Если за таким курсом закреплен эксперт, то в чате отобразится его карточка с кнопками звонка и личного сообщения. Также в чате будут видны прикрепленные к курсу дополнительные материалы. Здесь же можно попросить бота напомнить через 24 часа о курсе, по кнопке Напомнить завтра.

Если в карточке электронного курса указан обязательный запрос отзыва, то после завершения курса бот «придёт» за отзывом, аналогично и в случае завершения мероприятия.

Боты-классификаторы могут отвечать на вопросы, классифицируя запросы и находя подходящие им ответы. Например, при запросе ближайших дней рождения коллег. В таком случае из карточки ответа можно сразу же и поздравить коллегу.

Подобным образом можно не только поздравить, но и воспользоваться другими настроенными удаленными действиями, например, пройти опрос.

Можно запросить курсы, которые назначены текущему пользователю или которые он проходит.

Отсюда же можно сразу перейти на страницу курса. По крестику в панели Связанная активность можно вернуться в чат.

Если запрос не может классифицироваться, то чат-бот может обратиться к AI-модели (GigaChat, ChatGPT или YandexGPT), которая сгенерирует ответ. Websoft предоставляет инструменты для подключения по API (для организации доступа к выбранной модели потребуются дополнительно ключи доступа).

Переход к генеративной модели может осуществляться опционально из встроенного бота. В зависимости от настроек, запрос может обрабатываться встроенной моделью (отдельный классификатор !Нет классификации) или отправляться во внешнюю языковую модель.

Кроме LLM еще можно использовать RAG-технологию, в которой языковая модель без дополнительного обучения отвечает на вопросы с использованием информации из внутренней базы знаний. О таком боте-консультанте по корпоративным знаниям можно подробнее прочитать в документации Websoft.

Websoft Workspace позволяет комбинировать возможности ботов. Например, чтобы сначала выполнить запрос во встроенную классификацию, а в случае неудачи обработать его с использованием технологии RAG.

Пространство знаний Websoft Workspace позволяет готовить документацию в новом редакторе статей с возможностью одновременной командной работы.

Информационные блоки в этом редакторе можно размещать по секциям.

В эти секции можно добавлять различные блоки для разнообразного отображения информации.

Каждый блок можно гибко настраивать и даже добавлять свои стили.

Websoft Workspace позволяет командно готовить материалы в Пространстве знаний.

При одновременном редактировании статьи, если один редактор правит какой-то блок, то для других редакторов этот блок становится временно недоступным, чтобы исключить потерю данных.

Если пользователь участвует в проекте, то для учета времени выполнения задач можно пользоваться встроенным тайм-трекером.

В Websoft Workspace учет времени предоставляет возможность работы в двух интерфейсах, в зависимости от приоритетности сценария:

1. Онлайн-списание времени по текущим задачам (с использованием таймера)
2. Учет времени на задачи постфактум

При первом сценарии пользователь получает быстрый доступ к списку своих актуальных задач, может переключаться между ними и списывать время в режиме онлайн.

В этом интерфейсе две вкладки:

• «Трекер» — все задачи пользователя за последние 7 календарных дней, по которым были списания, с разбивкой по 12 задач на странице.
• «Новая запись» — форма создания новой задачи.

На самом верху вкладки «Трекер» отображается название активного проекта с текущей задачей, полем пояснения задачи и кнопкой «Старт/Стоп», с помощью которой можно управлять списанием времени по данной задаче.

Ниже представлен список последних задач, между которыми можно переключаться миниатюрами кнопки «Старт/Стоп» напротив них.

Если в рамках одной задачи было несколько списаний за день, то они группируются. Развернув каждую задачу, можно видеть все списания по ней в этот день.

Если кнопка «Старт/Стоп» нажата, то на правой панели Workspace, на кнопке тайм-трекера дублируется индикатор времени по активному списанию.

Индикатор списания времени будет отображаться, независимо от того, какой раздел Workspace открыт. При наведении на него отобразится название задачи и миниатюра кнопки «Старт/Стоп». По нажатию на название откроется панель учета времени, а по кнопке можно сразу управлять текущим списанием без открытия панели.

Добавить новую задачу по проекту можно на вкладке «Новая запись». При выборе проекта в процессе создания новой записи сверху выводятся наиболее часто используемые проекты.

В самом низу первого интерфейса располагается кнопка «История учета» для вызова второго интерфейса по менее приоритетному сценарию.

Второй сценарий использования тайм-трекера — это возможность фиксации затраченного рабочего времени после выполнения задачи.

Хотя основная цель этого интерфейса — аналитическая, он позволяет пользователю без применения дополнительной отчетности кратко понимать, какие у него были списания (3) за определенный период времени (2). По умолчанию здесь показываются все задачи и списания по ним за одну неделю с разделением по 12 записей на страницу.

Напротив активной задачи, по которой в данный момент запущено списание, будет отображаться миниатюра кнопки «Старт/Стоп», по которой так же можно управлять списанием по этой задаче, как и в первом интерфейсе. Если в данном случае остановить активную задачу, то все остальные задачи станут доступны для списания (6).

Статистические данные, которые видны на экране в истории учета, можно выгрузить в Excel (4). При смене интервала меняются и значения в виджетах над фильтрами (1).

По кнопке «Добавить запись» (5) откроется первый интерфейс, в котором на вкладке «Новая запись» можно добавить задачу по проекту и начать по ней списание.

Списание постфактум из истории учета времени можно осуществить через контекстное меню по действию «Редактирование записи».

Тайм-трекер интегрирован в проекты и задачи, поэтому на доске задач отображаются индикаторы со списанным временем по каждой задаче, в которой было списание.

В режиме редактирования задачи можно открыть панель учета времени, на которой можно не только увидеть все списания по этой задаче, но и внести в них изменения.

Отсюда же можно скопировать ссылку на задачу и поделиться ей с коллегами.

Можно настроить под свои предпочтения Чаты, Звук и видео, Интерфейс, вызвав окно настроек по шестёренке.

На вкладке Чаты можно ограничивать размер разных списков в панели содержимого чата и информационной панели, а также менять настройки сообщений и связанных активностей.

На вкладке Звук и видео можно:

• Указать автоматическое включение камеры и микрофона для звонка
• Задать определенную громкость звука и уведомлений
• Выбрать устройства
• Выставить разрешение камеры для трансляции и экрана для захвата

На вкладке Интерфейс можно изменить тему оформления и расположение связанной активности.

Кроме того, в интерфейсе администрирования есть такая сущность, как конфигурации Workspace. Их можно привязать к организации, подразделению, группе людей, участники которых в своем пользовательском интерфейсе будут видеть только свое. Для разных корпоративных групп можно настроить разные правила.

В 2024 году Websoft Workspace доступен в рамках срочных лицензий Websoft HCM.