LIFEL
рекомендует

Websoft Workspace — HR-пространство в Websoft HCM

16.10.2024
андрей матюков
Обзор встроенной в платформу Websoft HCM коммуникационной среды для связи HR-процессов в единой логике
Websoft Workspace — это цифровое HR-пространство, интегрированное в Websoft HCM, для работы и взаимодействия сотрудников внутри организации. Оно объединяет инструменты для выполнения задач, обмена информацией и совместной работы над проектами.

В 2024 году Workspace предоставляет 6 инструментов для эффективной организации рабочего процесса:
  1. Чаты. Организация рабочих чатов и звонков с возможностью во время звонка работать в других приложениях Workspace.
  2. Календарь. Планирование и проведение звонков и вебинаров.
  3. Задачи. Менеджер задач с возможностью управления задачами, расстановки их приоритетов и отслеживания статусов выполнения .
  4. Чат-боты. Сценарные боты, интегрированные в HR-процессы; Персональные HR-помощники с возможностью подключения LLM.
  5. Пространство знаний. Индивидуальная и совместная работа над wiki-статьями с использованием нового редактора.
  6. Учет времени. Тайм-трекер для учета затраченного времени на выполнение задач.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Раздел «Чаты»

Приложение Чаты состоит из двух панелей — списка чатов и содержимого чата.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Список чатов

Над списком чатов расположены три управляющих элемента:
  • Поле поиска по названиям и содержимому чатов (1)
  • Кнопка фильтров (2)
  • Кнопка создания нового чата (3)
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Для обычного поиска можно просто ввести слово в поле и нажать клавишу Enter. С помощью фильтров можно оставить только непрочитанные чаты или помеченные флажком.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Расширенный поиск позволяет задавать гибкие настройки.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
По кнопке Новый чат открывается окно создания чата с выбором его типа.

Чат может быть:
  • Персональным
  • Групповым
  • С чат-ботом
В двух первых случаях следует выбрать собеседников из числа коллег, в третьем — бота. При создании группового чата ему нужно обязательно задать название и можно выбрать иконку.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Раскрытый чат

На панели раскрытого чата также есть управляющие элементы: в верхней части — для вызова дополнительных действий, в нижней — для отправки сообщений.

В раскрытом чате можно:
  • Позвонить участникам чата (1)
  • Выполнить поиск по сообщениям (2)
  • Открыть информационную панель (3)
Кнопки в поле отправки сообщения:
  • Вложение (4)
  • Смайлики (5)
  • Выбор получателей из списка участников (6)
  • Отправка сообщения (7)
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
На информационной панели можно:
  • Изменить состав участников
  • Просмотреть историю звонков
  • Отключить звуковые уведомления
  • Скопировать ссылку на чат
  • Изменить название и иконку чата

Звонки из чата

Чтобы начать звонок или войти в звонок, который уже начали участники чата, нужно нажать на кнопку Звонок.

После нажатия на кнопку открывается диалоговое настроек звонка, в котором можно:
  • Отключить/включить камеру
  • Отключить/включить микрофон
  • Изменить громкость звука при включенном микрофоне
  • Сохранить текущие настройки для использования их в будущих звонках
  • Вызвать дополнительные настройки
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Для входа непосредственно в звонок нужно нажать кнопку Войти в звонок.

Во время звонка можно:
  • Включить/отключить камеру и микрофон
  • Начать трансляцию экрана
  • Переключиться в вид выступления
  • Выйти из звонка
  • Открыть список участников, из которого можно вызвать кого-то из участников, кто ещё не вошел в звонок
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
По кнопке Плавающее окно можно уменьшить окно звонка и переместить его в любую часть экрана, чтобы параллельно выполнять другие задачи в других разделах Workspace или переписываться в других чатах.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Раздел «Календарь»

В разделе Календарь можно планировать события двух типов:
  • Звонок — событие, привязанное к чату, проводится средствами Workspace.
  • Вебинар — событие в Виртуальном классе, где можно показывать презентации, проводить опросы, давать задания.
Эти события можно делать повторяющимися.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Представления и редактирование событий

Запланированные мероприятия можно отслеживать в календарных представлениях (Месяц, Неделя, День) или в виде повестки дня.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Созданные организатором мероприятия отображаются в календаре у добавленных участников.

Каждый участник, выбрав мероприятие, в открывшейся справа панели может подтвердить участие или отклонить. Организатору при этом видны статусы всех участников.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Привязка чатов к новым звонкам

Для нового события (звонок или вебинар) в календаре автоматически создаётся чат.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Одновременно с этим всем участникам запланированного звонка на почту поступит уведомление со ссылкой на созданный чат.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Раздел «Задачи»

Websoft Workspace позволяет работать с разными типами задач.

В качестве задач могут быть:
  • Учебные активности
  • Задания с экспертом
  • Поручения
  • Активности в рамках HR-процессов (адаптация, наставничество, ИПР)
  • Проекты
Для разных типов задач свои стадии/статусы, их можно менять.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Задачи можно отображать в виде Канбан-доски или списком, используя различные фильтры.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Запуск курсов из Workspace

Канбан-представление позволяет отображать не только задачи из процессов или вручную созданные, но и следование по стадиям таких объектов, как курсы, тесты, кандидаты или вакансии.

Запустить плеер электронного курса можно из правой панели.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Курс в таком случае откроется во фрейме задачи, о чем будет напоминать серая панель сверху. Чтобы вернуться в менеджер задач, нужно нажать крестик на этой панели.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Создание и изменение задач

Типы задач, которые не относятся к виртуальным (возникающие в рамках каких-то процессов), можно создавать из менеджера задач, если это разрешено настройками Типа задачи в приложении Управление Workspace.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
После создания задача окажется на выбранном статусе с указанным приоритетом. Более приоритетные задачи будут автоматически располагаться выше.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Для разных типов задач можно указать определенные документообороты. Это можно применять, например, в Проектной оценке.

На каком-нибудь этапе выбранного документооборота в карточке задачи могут появиться поля и кнопки действия, соответствующие данному этапу. Выполнение действий документооборота осуществляется при нажатии на соответствую кнопку операции в правой панели.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
В настройках задачи можно просмотреть всю историю изменения задачи.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Переписка в рамках задачи

В рамках задачи можно вести переписку со всеми ее участниками.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Миниатюру чата можно открыть прямо в панели настроек задачи, в чаты по таким задачам можно добавлять чат-бота.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Это переписка в виде отдельного, автоматически созданного, чата по задаче.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Чат-боты

Форматы ботов

Websoft предлагает несколько форматов ботов, которые:
  1. Сами выходят на связь в рамках различных бизнес-процессов, когда наступают какие-нибудь события, либо после запуска соответствующих агентов.
  2. Могут отвечать на вопросы, классифицируя запросы и находя подходящие им ответы.
  3. Могут обращаться к генеративным языковым моделям, если запрос не может классифицироваться.

Боты по мини-сценариям

В числе «коробочных» чат-ботов по мини-сценариям входят, например, обращение бота в отдельном чате к сотруднику, которого включили в состав участников мероприятия.
Ниже приведен текущий список с разбивкой по объектам.

Адаптация:
  • Старт адаптации
Электронный курс
  • Назначение
  • Завершение
  • Напоминание
Мероприятие
  • Включение в состав участников
  • Завершение мероприятия для участника
  • Напоминание
Цели
  • Руководитель согласовал оценку
  • Руководитель вернул оценку на доработку
  • Сотрудник отправил оценку на согласование
  • Сотрудник отправил корректировку на согласование
  • Сотрудник отправил план на согласование
  • Руководитель согласовал план по целям
  • Руководитель согласовал корректировку плана
  • Руководитель вернул корректировку плана на доработку
  • Руководитель вернул план по целям на доработку
  • Руководитель начал корректировку плана
  • Напоминание для руководителя
  • Напоминание для сотрудника
Отпуск
  • Напоминание после отпуска сотрудника для руководителя
  • Напоминание после отпуска для сотрудника
  • Напоминание перед отпуском сотрудника для руководителя
  • Напоминание перед отпуском для сотрудника
Из такого сообщения сразу можно открыть карточку мероприятия или подтвердить своё участие в нём.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Другой пример — обращение бота при назначении электронного курса, который можно сразу же запустить. Если за таким курсом закреплен эксперт, то в чате отобразится его карточка с кнопками звонка и личного сообщения. Также в чате будут видны прикрепленные к курсу дополнительные материалы. Здесь же можно попросить бота напомнить через 24 часа о курсе, по кнопке Напомнить завтра.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Если в карточке электронного курса указан обязательный запрос отзыва, то после завершения курса бот «придёт» за отзывом, аналогично и в случае завершения мероприятия.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Боты-классификаторы

Боты-классификаторы могут отвечать на вопросы, классифицируя запросы и находя подходящие им ответы. Например, при запросе ближайших дней рождения коллег. В таком случае из карточки ответа можно сразу же и поздравить коллегу.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Для модели классификации можно задавать нужный набор вопросов и ответов на них. К ответам можно добавлять выборки.
Подобным образом можно не только поздравить, но и воспользоваться другими настроенными удаленными действиями, например, пройти опрос.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Можно запросить курсы, которые назначены текущему пользователю или которые он проходит.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Отсюда же можно сразу перейти на страницу курса. По крестику в панели Связанная активность можно вернуться в чат.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Боты-классификаторы + LLM

Если запрос не может классифицироваться, то бот обратиться к AI-модели (GigaChat, ChatGPT или YandexGPT), которая сгенерирует ответ. Websoft предоставляет инструменты для подключения по API (для организации доступа к выбранной модели потребуются дополнительно ключи доступа).

Переход к генеративной модели может осуществляться опционально из встроенного бота. В зависимости от настроек, запрос может обрабатываться встроенной моделью (отдельный классификатор !Нет классификации) или отправляться во внешнюю модель.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
AI можно использовать и без классификации. В таком случае во внешнюю модель будут уходить все запросы.

Раздел «Пространство знаний»

Пространство знаний Websoft Workspace позволяет готовить документацию в новом редакторе статей с возможностью одновременной командной работы.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Секции и блоки

Информационные блоки в этом редакторе можно размещать по секциям.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
В эти секции можно добавлять различные блоки для разнообразного отображения информации.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Каждый блок можно гибко настраивать и даже добавлять свои стили.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Командная работа

Websoft Workspace позволяет командно готовить материалы в Пространстве знаний.

При одновременном редактировании статьи, если один редактор правит какой-то блок, то для других редакторов этот блок становится временно недоступным, чтобы исключить потерю данных.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Раздел «Учет времени»

Если пользователь участвует в проекте, то для учета времени выполнения задач можно пользоваться встроенным тайм-трекером.

В Websoft Workspace учет времени разделен на два отдельных интерфейса по приоритетности сценариев:
  1. Онлайн-списание времени по текущим задачам
  2. Списание времени постфактум

При первом сценарии пользователь получает быстрый доступ к списку своих актуальных задач, может переключаться между ними и списывать время в режиме онлайн.

В этом интерфейсе две вкладки:
  • «Трекер» — все задачи пользователя за последние 7 календарных дней, по которым были списания, с разбивкой по 12 задач на странице.
  • «Новая запись» — форма создания новой задачи.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
На самом верху вкладки «Трекер» отображается название активного проекта с текущей задачей, полем пояснения задачи и кнопкой «Старт/Стоп», с помощью которой можно управлять списанием времени по данной задаче.

Ниже представлен список последних задач, между которыми можно переключаться миниатюрами кнопки «Старт/Стоп» напротив них.

Если в рамках одной задачи было несколько списаний за день, то они группируются. Развернув каждую задачу, можно видеть все списания по ней в этот день.

Если кнопка «Старт/Стоп» нажата, то на правой панели Workspace, на кнопке тайм-трекера дублируется индикатор времени по активному списанию.

Индикатор списания времени будет отображаться, независимо от того, какой раздел Workspace открыт. При наведении на него отобразится название задачи и миниатюра кнопки «Старт/Стоп». По нажатию на название откроется панель учета времени, а по кнопке можно сразу управлять текущим списанием без открытия панели.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Добавить новую задачу по проекту можно на вкладке «Новая запись». При выборе проекта в процессе создания новой записи сверху выводятся наиболее часто используемые проекты.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
В самом низу первого интерфейса располагается кнопка «История учета» для вызова второго интерфейса по менее приоритетному сценарию.

Второй сценарий использования тайм-трекера — это возможность фиксации затраченного рабочего времени после выполнения задачи.

Хотя основная цель этого интерфейса — аналитическая, он позволяет пользователю без применения дополнительной отчетности кратко понимать, какие у него были списания (3) за определенный период времени (2). По умолчанию здесь показываются все задачи и списания по ним за одну неделю с разделением по 12 записей на страницу.

Напротив активной задачи, по которой в данный момент запущено списание, будет отображаться миниатюра кнопки «Старт/Стоп», по которой так же можно управлять списанием по этой задаче, как и в первом интерфейсе. Если в данном случае остановить активную задачу, то все остальные задачи станут доступны для списания (6).

Статистические данные, которые видны на экране в истории учета, можно выгрузить в Excel (4). При смене интервала меняются и значения в виджетах над фильтрами (1).
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
По кнопке «Добавить запись» (5) откроется первый интерфейс, в котором на вкладке «Новая запись» можно добавить задачу по проекту и начать по ней списание.

Списание постфактум из истории учета времени можно осуществить через контекстное меню по действию «Редактирование записи».
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Тайм-трекер интегрирован в проекты и задачи, поэтому на доске задач отображаются индикаторы со списанным временем по каждой задаче, в которой было списание.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
В режиме редактирования задачи можно открыть панель учета времени, на которой можно не только увидеть все списания по этой задаче, но и внести в них изменения.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
Отсюда же можно скопировать ссылку на задачу и поделиться ей с коллегами.

Настройки Workspace

Можно настроить под свои предпочтения Чаты, Звук и видео, Интерфейс, вызвав окно настроек по шестёренке.

На вкладке Чаты можно ограничивать размер разных списков в панели содержимого чата и информационной панели, а также менять настройки сообщений и связанных активностей.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
На вкладке Звук и видео можно:
  • Указать автоматическое включение камеры и микрофона для звонка
  • Задать определенную громкость звука и уведомлений
  • Выбрать устройства
  • Выставить разрешение камеры для трансляции и экрана для захвата
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff
На вкладке Интерфейс можно изменить тему оформления и расположение связанной активности.
WebSoft, LXP, HCM, Алексей Корольков, Webtutor, HR-автоматизация, E-staff

Конфигурации Workspace

Кроме того, в интерфейсе администрирования есть такая сущность, как конфигурации Workspace. Их можно привязать к организации, подразделению, группе людей, участники которых в своем пользовательском интерфейсе будут видеть только свое. Для разных корпоративных групп можно настроить разные правила.
В 2024 году Websoft Workspace доступен в рамках срочных лицензий Websoft HCM.
Понравилась статья? Нажми на Лайфика!
Хотите обзор своего продукта или мероприятия? Пишите:
Lifel
опубликует
статьи по теме