«МояКоманда» — 25 HR-сервисов в одной платформе

Год назад Web-интегратор «Факт» представил своё решение по автоматизации HR-процессов малого и среднего бизнеса — облачную платформу «МояКоманда». Она объединяет в себе инструменты для найма, обучения, мотивации, развития талантов, оценки производительности и взаимодействия между сотрудниками. Платформа позволяет интегрироваться с внешними системами, такими, как 1С: ЗУП, Битрикс24, hh.ru, SuperJob. У неё есть мобильное приложение для управления компанией руководителями и для подачи заявок и получения сведений сотрудниками.

Тем самым «МояКоманда» предлагает автоматизацию всего пути человека в компании — от устройства до увольнения. Любой действующий сотрудник или новичок информируется обо всех касаемых его процессах и мероприятиях. В 2023 году эта платформа была отмечена дипломом лауреата II степени премии «Цифровая пирамида» за достижения в области цифровой трансформации HR и HR-технологий в номинации «HR Tech стартап года».

Клиентский сегмент этой платформы — малый и средний бизнес, который не готов автоматизировать свои бизнес-процессы за сотни тысяч рублей в год. И это при том, что за неполный 2023 год «МояКоманда» значительно обогатилась функционалом, а все новые возможности автоматически становятся доступны клиентам в рамках действующей подписки.

Рассмотрим, что сейчас предлагает клиентам «МояКоманда» и какие перспективы обещает.

Портал функционально имеет два представления: для сотрудников и для руководителей. В первом случае могут быть доступны любые опции, кроме блоков оценки и эффективности.

Сотрудник видит назначенные ему KPI, цели, оценку и встречи.

Все данные кликабельны для более детального отображения информации.

У руководителя всегда под рукой многофункциональные дашборды, по которым можно оценить эффективность по подразделениям и общую.

Главная страница портала гибко настраивается благодаря удобной панели виджетов. Делается это в том же окне, прямо поверх самой страницы, что сразу же позволяет увидеть результат настроек.

Точкой отсчёта в автоматизированном управлении персоналом «МояКоманда» обозначает цифровой профиль сотрудника, который визуализирован в виде личного кабинета. В нём содержится вся необходимая для HR информация.

Это позволяет руководителям и HR-специалистам иметь полное представление о каждом сотруднике и взаимодействовать с ним.

В свою очередь, сотрудник через личный кабинет может получить доступ к корпоративным регламентам, зарплатной ведомости, договору о трудоустройстве, а также отправлять различные заявки, например, на отсутствие.

Сотрудник через личный кабинет видит максимально прозрачную информацию о себе в компании. В частности, при подаче запроса на отпуск — количество доступных дней.

Причём, весь этот механизм заявок доступен и через мобильное приложение.

Быстро находить нужных коллег, ориентироваться в их должностях и в целом понимать организационную структуру компании поможет интерактивное представление отделов и команд. Структуру можно представить по отделам, командам и единым списком сотрудников.

В списке можно посмотреть информацию по типу занятости, должности, отделам, локации и руководителям. И отдельно вывести тех, кто на этапе онбординга, испытательного срока или уже уходит из компании.

Плюс к этому — подробная подборка различных фильтров.

Отображаются в личном кабинете и начисления, которые подтягиваются из зарплатных листков 1С: ЗУП. А благодаря гибкой настройке прав можно разграничить доступ к этой и любой другой конфиденциальной информации, чтобы она была доступна или недоступна коллегам.

А раздельное представление зарплаты и премии ещё больше добавляет прозрачности для сотрудника.

Лента новостей портала позволяет делиться объявлениями и новостями, собирая от сотрудников обратную связь через реакции и комментарии. Для более эффективной коммуникации можно разграничить видимости статей и планировать публикации.

Раздел «Пульс компании» позволяет выявить самых активных авторов и комментаторов, которым впоследствии можно поручить выступление или написание статьи.

Для более фундаментальных знаний сотруднику предоставляется «База знаний» с её древовидной структурой и сквозным поиском.

Статьи из базы знаний можно включать в план адаптации. Внутри статьи видно, сколько раз она была просмотрена и какие сотрудники нажали в ней кнопку ознакомления (уникальные просмотры).

Чтобы не пропустить важные активности, задачи, встречи и мероприятия, есть общий HR-календарь и его персональная версия в личном кабинете. Также в нём можно отслеживать отсутствие коллег.

А для оперативного снятия аналитики по важным вопросам есть быстрые опросы, для которых можно настраивать область видимости и оповещения по почте.

«МояКоманда» даже имеет в своей «коробке» такую удобную опцию, как «Управление имуществом», которая позволяет вести процесс выдачи и возврата корпоративных принадлежностей. А при увольнении сотрудника система автоматически поставит ему задачу на возврат имущества. Это особенно актуально для территориально распределенных команд и гибридного формата работы.

В целом на портале можно просмотреть весь список имущества, причём не только выданного, но и того, которое ещё есть в резерве.

Под рукой у сотрудника будут и любые документы, которыми он часто пользуется.

«МояКоманда» позволяет объединить всех заинтересованных лиц в подборе кандидата, сделав этот процесс более прозрачным и менее трудозатратным.

Модуль «Рекрутинг» включает в себя запросы, вакансии и список кандидатов. Запросы на вакансии подаются в разделе «План найма», кроме требований в них указаны те, кто будет утверждать заявку на правильность заполнения (HR, рекрутер, руководитель отдела).

Утвержденный запрос будет опубликован на выбранных сайтах.

Для каждой вакансии собираются все кандидаты с графическим указанием стадии взаимодействия с ним (интервью, оффер, не подходит).

Под каждую вакансию можно настроить своё количество стадий и их наименование. Делается это в настройках, где все справочники разделены по процессам.

Можно создавать различные циклы со своими стадиями и затем выбирать эти циклы при создании вакансии.

Циклы можно отображать в Канбан-представлении, перемещая кандидата со стадии на стадию, что позволяет легко контролировать процесс найма.

При создании таким способом сотрудника из кандидата вакансия сразу же закрывается.

Для каждой вакансии можно подготовить соответствующие шаблоны писем.

Сократить затраты времени можно и на общении с неподходящими кандидатами. Встроенная система тестирования позволяет отсеивать нерелевантных и получать предварительный рейтинг потенциальных новичков, что позволит снизить количество ошибок при найме.

«МояКоманда» предоставляет весь необходимый функционал для коммуникации с кандидатами, нанимающими менеджерами и сотрудниками, вовлеченными в оценку потенциальных новичков. С помощью него можно назначать встречи в календаре с автоматическим уведомлением всех участников предстоящего интервью, приглашать к оценке необходимых лиц, заполнять оценочные листы по итогам интервью и принимать по кандидатам решения.

И ещё о пользе платформы для процесса подбора. По итогам работы с вакансиями и кандидатами система автоматически строит графики эффективности источников подбора и причин отказа.

Можно детально проанализировать, правильно ли простроена воронка, сравнив количество кандидатов на вакансию с количеством принятых сотрудников на должность. Благодаря этим данным можно менять стратегию при следующих кадровых потребностях.

В базе кандидатов видны все соискатели с указанием вакансий, на которые они рассматривались.

Можно зайти в карточку каждого кандидата из этого списка и посмотреть, на какой стадии цикла найма он находится, изменить стадию, оставить комментарий для других ответственных по этому кандидату лиц или даже назначить ему дополнительную вакансию.

Сюда же прикрепляется выгруженное с hh.ru резюме кандидата в формате PDF и производится автозаполнение полей карточки (ФИО, зарплата, должность, пол и контакты), что исключает ошибки ручного ввода.

В этой же карточке хранятся все предложения кандидату (офферы).

Причем даже создание самих офферов не обошла автоматизация платформы «МояКоманда». Ускоряют процесс и минимизируют ошибки в этом случае автозаполнители (ФИО кандидата, почта, вакансия и т. д.).

Перед отправкой предложения можно его проверить на предпросмотре с уже вставленными значениями полей автозаполнения, а также с кнопками для клиента — Принять/Отклонить.

Также в карточке кандидата можно создавать задачи по нему для ответственных коллег, прикреплять необходимые документы и просмотреть всю историю взаимодействия с ним.

При наличии соответствующих прав карточку кандидата можно вручную отредактировать.

«МояКоманда» предлагает полный контроль над процессом онбординга новых сотрудников благодаря персонализированным программам адаптации с задачами и материалами для ознакомления.

Для руководителей и HR-специалистов доступен мониторинг прогресса сотрудников. Розовым цветом подсвечиваются задачи, на которые нужно обратить внимание.

Сотрудник из личного кабинета легко может поставить напротив задачи признак выполнения или вернуть задачу в работу.

Ответственный сотрудник может зайти в задачу с истекающим сроком, просмотреть по ней все действия новичка, оставить комментарий и напомнить о выполнении.

За счёт детальной настройки треков онбординга, адаптированных к специфике разных отделов и должностей, можно добиться индивидуального подхода к интеграции сотрудников в компанию и увеличить эффективность вовлечения их в рабочие процессы.

В платформе можно назначать очные встречи с новичками для обсуждения актуальных вопросов, целей, индивидуальных планов развития и фиксации результатов в едином месте, чтобы всегда можно было вернуться к истории достигнутых договоренностей.

Даже когда сотрудники покидают коллектив, можно провести этот процесс с пользой для компании. Настраиваемый процесс офбординга позволяет автоматизировать процесс увольнения и своевременно проводить exit-интервью, оформлять необходимые документы, получать обратно выданное бывшему сотруднику имущество.

Одна из главных целей платформы — помочь удержать сотрудников. И модуль обучения — один из составляющих при реализации этой цели.

Встроенная LMS позволяет создавать потоки и группы обучающихся, а также назначать ответственных проверяющих.

В карточке сотрудника детально отображается прогресс по всем разделам и активностям курсов.

Встроенные дашборды позволяют контролировать прогресс, анализировать скорость, успешность прохождения обучения и вовлеченность сотрудников.

Курсы в каталоге удобно находить не только по категориям, но и по тегам.

Курсы на платформе «МояКоманда» можно собирать из готовых материалов различных форматов, внешних ресурсов (страниц Tilda и документов Google Docs), видео (по ссылке или загруженного на платформу), SCORM-пакетов.

Конструктор тестов предлагает различные типы вопросов.

К заданиям, требующим проверки куратора, можно прикреплять документы с результатами выполнения.

Механизм проверки произвольных заданий максимально удобен.

Можно устанавливать и отслеживать дедлайны, собирать обратную связь по обучению.

«МояКоманда» позволяет легко создавать различные опросы для оперативного сбора мнений сотрудников, фильтруя целевую аудиторию по различным параметрам.

Для измерения динамики уровней удовлетворенности, вовлеченности и мотивации сотрудников в «МояКоманда» можно собирать обратную связь по готовым шаблонам опросов. В «коробке» предусмотрены такие шаблоны, как Gallup’s Q12, эффективность команды, управление стрессом.

Конструктор позволяет построить любые опросы, подходящие под уникальные задачи компании. В нём можно настроить собственный справочник драйверов вовлеченности (вера в успех, волнение, возможность роста, здоровье и т. д.) и создать шаблоны опросов.

Опросы можно делать анонимными, с обязательным комментарием, с необходиомостью ответов на все вопросы.

Из списка опросов можно открыть любой и проанализировать. Красным цветом подсвечиваются ответы, на которые следует обратить внимание.

Причем подобным образом можно пройтись по каждому вопросу.

Комментарии участников опроса можно просмотреть детально или в облачном представлении. Статистику опросов можно выгружать.

Расписание отправки опросов также имеет гибкие настройки — выбор аудитории опроса с помощью фильтров и правил, установка времени и периодичности отправки, выставление напоминаний.

Результаты опросов можно наглядно проанализировать с помощью детальных отчётов с возможностью сегментации по различным срезам компании. Это позволяет увидеть проблемы или успехи по отдельным параметрам. Отчёты можно экспортировать в PDF или Excel.

Механизм организации встреч 1-на-1 может быть использован не только при общении с кандидатом, но и между сотрудниками или руководителями в любой рабочей ситуации. Чем же помогает «МояКоманда» при организации таких встреч, чтобы они проходили максимально эффективно?

Карточка встречи позволяет отметить пункты для обсуждения и план, чтобы не забыть ничего важного и соблюдать логическую последовательность. В процессе проведения встречи можно галочками отмечать рассмотренные вопросы и пройденные этапы, как если бы мы вычеркивали их ручкой в блокноте. Кроме того, заявленные для себя пункты можно сделать доступными для просмотра и собеседнику.

Также в карточке встречи предусмотрены поля заметок по ходу встречи, причем, как личные, так и общие, а также итоговый комментарий. Делается это для того, чтобы участникам было понятно — для чего встречались, как проходило взаимодействие и что из него полезного вынесли.

«МояКоманда» позволяет создавать иерархию целей по методике OKR, отслеживать выполнение задач, анализировать результаты и обеспечивать обратную связь, способствуя развитию каждого сотрудника в соответствии с корпоративными целями.

Сотрудники видят задачи в своём профиле, а руководитель контролирует их статус. Система напомнит сотруднику о приближении срока выполнения и уведомит о просроченной задаче.

С инструментом управления KPI можно контролировать эффективность сотрудников. Для этого нужно установить целевые значения ключевых показателей эффективности для отдельных сотрудников или целых отделов и отслеживать результативность в режиме одного окна. На панели управления KPI отображаются достижения показателей, с помощью чего можно анализировать историю изменения значений и уточнять информацию в комментариях.

KPI может выставляться как общий, так и на отдел, компанию, город. И кроме того, сотрудник может выставлять KPI себе самостоятельно.

Оценка 360 градусов обеспечивает объективный анализ сильных и слабых сторон сотрудников, учитывая мнения всех участников рабочего процесса. Гибкий подход позволяет настраивать оценочные циклы с учетом области интереса и компетенции, выявлять потенциал и точки роста, а также обсуждать результаты и планы развития талантов сотрудника.

Платформа автоматически высчитывает лучшие компетенции и показывает потенциал.

Для повышения эффективности работы сотрудников «МояКоманда» предоставляет такие возможности по обучению и развитию, как персонализированные образовательные планы, онлайн-курсы, тренинги и мастер-классы.

Результатами оценки можно поделиться или показывать оценки анонимно.

Все процессы в «МояКоманда» осуществляются в электронном формате без использования бумажных документов. Запросы от сотрудников автоматически поступают в уведомления HR-профиля.

Можно легко настраивать маршруты согласования заявок любой сложности, указывать ответственных, настраивать сроки исполнения и напоминания, изменять процессы для оптимизации работы сотрудников в любой момент.

Можно автоматизировать подачу и согласование заявок на различные виды отсутствий: отпуск, больничный, отгул и удаленная работа.

И подробно просмотреть линейку согласования, выявив звено, на котором застопорился процесс.

Заявки можно подавать на выдачу справки 2-НДФЛ, на обучение, командировку, выдачу документов, оборудования, канцелярии, бронирование переговорных комнат или даже рабочих мест в офисе при гибридном формате работы.

Все эти заявки хранятся на платформе, что бывает очень полезно при разрешении спорных ситуаций или проведения внутренней аналитики: кто часто берёт больничный или отпрашивается и т. п.

Наглядно же запросы (например, график отсутствий) можно проанализировать в HR-календаре. А благодаря его фильтрам можно при подаче или согласовании заявок просмотреть, не пересечется ли отсутствие сотрудника с ключевым коллегой.

Из этого графика можно «провалиться» в карточку конкретного отсутствия, проследив процесс согласования.

Заявки можно распределять по группам для удобной навигации и поиска. Сотрудники будут быстро находить необходимые формы. Поданные заявки доступны в личном профиле и мобильном приложении для отслеживания статуса выполнения.

Ответственные по заявкам получают уведомления при передаче заявки для выполнения или согласования, а также при приближении крайнего срока. Сотрудники, отправившие заявку, информируются о прогрессе ее выполнения.

Инструментом развития сотрудников на платформе являются «Индивидуальные планы развития для сотрудников».

Любому сотруднику можно назначить ИПР, выбрав цель развития, должность и разряд, на которые претендует сотрудник.

Добавлять пункты в план развития можно вручную, а можно добавить материалы из списка компетенций, которые сотруднику необходимо освоить.

Сами пункты могут содержать в себе ссылки на внешний ресурс, статьи из базы знаний, курсы из LMS и др.

После назначения ИПР сотрудник может отмечать выполненные пункты, а руководитель или другой ответственный сотрудник подтверждать или отклонять их выполнение.

Имеется удобный и понятный график прогресса и возможность оставлять комментарии и отслеживать историю прохождения ИПР.

В каком бы разделе ни находился администратор платформы, ему по «шестёренке» всегда доступны преднастроенные справочники. Здесь производится массовая интеграция пользователей из файла или кадровой системы.

Заполняется общая информация по компании, отделам, подразделениям, сотрудникам, а также выставляются права доступа для разных ролей.

Настроить можно гибко под каждый модуль, что доступно для просмотра или для редактирования.

В каталоге процессов можно задавать заявки любых маршрутов согласования.

«МояКоманда» предлагает большой выбор статистических данным благодаря следующим отчётам:

• Баланс отсутствий,
• Возрастное распределение,
• Гендерное распределение,
• Задачи,
• Запросы на отсутствия,
• Зарплата за месяц,
• Текучесть кадров,
• Использованные выходные,
• История занятости,
• История зарплатных изменений,
• История карьерных изменений,
• Отработанные часы,
• События,
• Сроки до отказа кандидату,
• Отдельные блоки отчётов по эффективности, рекрутингу, обучению, безопасности.

Из того, что было внедрено по ходу осени и будет добавлено в ближайшее время:

1. Индивидуальные планы развития (ноябрь 2023 г.)
2. Геймификация (декабрь 2023 г.)
3. Онбординг с пребордингом (I квартал 2024 г.)
4. Управление кадровым резервом (I квартал 2024 г.)
5. КЭДО (I-II квартал 2024 г.)

Кроме того, разработчики платформы «МояКоманда» позаботились и том, чтобы их текущие и потенциальные клиенты видели, над чем именно идёт работа в данный момент и что планируется. Посмотреть это можно в разделе «Дорожная карта».