KMS Gran — управление знаниями в компаниях

KMS Gran — это российская система, которая помогает структурировать знания в компаниях. Рассмотрим интерфейс системы и возможности.

Система управления знаниями KMS Gran предназначена для хранения и быстрого поиска информации. Так выглядит главная страница системы с максимальными правами пользователя. На ней сразу доступны:

• Панель управления (1)
• Поле глобального поиска (2)
• Фильтры (3)
• Уведомления (4)
• Избранное (5)
• Личный кабинет (6)
• Настройки системы (7)
• Новости (8)
• Последняя активность (9)

А также блоки «Ваши проекты» и «Статьи».

Среди новостей могут отображаться и новости проектов, если авторизованный пользователь является участником проектов (1). Срочные новости помечаются соответствующе (2).

Для дополнительного привлечения внимания новости можно публиковать в бегущей строке (3).

При наличии соответствующих прав новость можно редактировать (4), добавить в «Избранное» (5) либо снять с публикации (6), такие новости попадут в Архив (7).

В этом блоке отображаются три последних документа, с которыми работал пользователь.

Это список проектов, к которым у пользователя есть доступ. Все знания в KMS Gran структурируются по проектам. Проекты также можно добавлять в «Избранное».

Статьи в списке можно сортировать, кликнув по заголовкам столбцов (1), фильтровать, а также — воспользоваться поиском по ним. Здесь же можно добавить новую статью (2).

Работа в системе начинается с настроек.

KMS Gran позволяет сформировать организационную структуру компании с офисами, если их несколько, заполнить справочник руководителей и должностей согласно штатному расписания.

В системных настройках происходит и администрирование ролей. Здесь есть предустановленные конфигурации.

Но можно создать и настроить дополнительные роли по своим предпочтениям.

Термины, добавленные в «Глоссарий», выделяются и становятся кликабельными внутри документов типа «Статья» и «Новость».

Каждому пользователю, помимо основных разделов системы, доступен личный кабинет. На вкладке «Профиль» представлена не только личная и рабочая информация, но также настройки уведомлений и доступа.

Любые неопубликованные документы пользователя хранятся во вкладке «Черновики». А те, которые запланированы на определенную дату, — во вкладке «Отложенные публикации». Туда же попадет контент, для которого отложена архивация.

В «Избранное» можно добавить проекты, статьи и новости. Здесь же их можно исключить из избранных.

Все сущности системы можно добавлять по одной кнопке из боковой панели.

В «Проектах» представлена вся структура проекта с входящими в него разделами, материалами и файлами.

В открытом документе, кроме самого содержимого и кнопок управления, есть и дополнительная информация:

• Местоположение (1)
• Тип документа (2)
• Автор (3)
• Когда создан (4)
• Кто редактировал (5)
• Когда редактировался (6)
• Сколько пользователей просматривают документ сейчас (7)

Поиск по документу живой — подсвечивает искомое (2) в процессе ввода запроса (1).

В системе KMS Gran предусмотрен словарь. Если в документе попадаются термины из него, то можно посмотреть к ним определения во всплывающих окнах.

Здесь же можно настроить доступ к документу (1), выбрав в открывшемся окне пользователя или группу (2), указав роль (3) и нажав кнопку «Дать доступ» (4). Роль доступа после выдачи можно менять (5).

Под любым документом можно добавить комментарий (1) или оставить реакцию (2).

Все версии документов автоматически сохраняются в системе. Через список версий (1) можно открыть любую и увидеть, что изменилось с той версии (2) и что есть сейчас (3).

Можно «откатиться» к любой прошлой версии (4).

В отдельной ветке хранятся все файлы проекта, которые можно скачать или просмотреть.

По умолчанию в разделе «Участники» открывается список всех активных пользователей по всем проектам. Их можно отфильтровать, нажимая на проекты или разделы. По кнопке «Импорт» можно массово добавлять пользователей из внешних источников.

Отдельно представлены заблокированные участники и группы.

Заблокированные не могут авторизоваться в системе. Им можно вернуть доступ или удалить их из системы.

На разделе «Новости» при наличии непрочитанных пользователем отображается их количество.

Новости могут быть с ограниченным доступом и общими, а также срочными — они помечаются соответствующими метками.

Непрочитанной считается не только свежая новость, но и изменённая, которая была уже прочитана ранее.

Для фиксации прочитанности новости есть кнопка «Прочитать». При открытии новости на этой кнопке запускается таймер прочтения, но нажать на неё нельзя, пока не долистаешь новость до конца. Только потом кнопка станет активной, таймер после её нажатия остановится, а количество непрочитанных новостей в боковой панели уменьшится.

Если нажать на информационную плашку, то откроется история версий этого документа.

Как и в других разделах, дерево журнала действий работает в качестве фильтра для отображения содержимого. В данном случае, действий и уведомлений пользователя. Записи разделяются по дням.

В связке с журналом работает кнопка уведомлений (колокольчик).

В разделе «Архив» (1) хранятся снятые с публикации документы, которые не видят пользователи базы знаний. Архивные документы можно заново опубликовать (2).

На странице такого документа есть метка «АРХИВ», который говорит, что он неактуальный. Также видна дата, время и пользователь, который снял документ с публикации.

Все загруженные в систему файлы можно скачать или просмотреть, не скачивая.

Скрипт — это динамический сценарий получения знаний по условиям.

По нажатию на кнопки будет открываться следующий этап согласно заложенной для этой кнопки логики.

Такая механика помогает получить знания при разных ветвлениях диалога. Полезно в изучении пошаговых инструкций, процесса продаж, работе техподдержки.

Так выглядит схема скрипта.

На форме редактирования можно изменять шаги (1), настраивать связи между ними (2) и добавлять условия (3) — кнопки перехода при воспроизведении.

Каждому шагу можно прикрепить изображение, статью из базы знаний, ссылку на внешние ресурсы, либо файлы (4).

Поиск в KMS Gran — это мгновенный полнотекстовый морфологический поиск по статьям, новостям, файлам, архивным документам, который обладает такими возможностями:

• Автозаполнение, маркировка совпадений
• Автоисправление орфографических ошибок, переключения раскладки клавиатуры
• Независимость от регистра
• Закрепление статей на первых строках поисковой выдачи с визуальным выделением
• Точный ответ на поисковый запрос
• Ранжирование поисковой выдачи по актуальности

Сузить поиск можно фильтрами по проектам, авторам, типам документов.

С применением фильтров результат поисковой выдачи становится более точным.

Кроме глобального поиска информации по системе, есть в KMS Gran и AI-помощник, который предоставляет готовые ответы на запросы по определенным проектам.

Ответ от AI-помощника формируется по статьям выбранного проекта с учетом прав доступа пользователя.

Может помочь AI и в редакторе статей, используя несколько готовых промтов:

• Проверка и корректировка текста
• Перевод и стилизация
• Структурирование сложной информации
• Использование готового текста как промпта
• Сокращение, резюмирование, адаптация под формат

Кроме взаимодействие через реакции на документы, есть в KMS Gran и прямой инструмент общения между пользователями системы — чат. В нем можно вести, как персональные диалоги, так и групповые.

В разделе «Статистика» можно посмотреть различные данные по документам, участникам, активности, поиску.

Пользоваться KMS Gran можно с любых устройств.