рекомендует
LIFEL

KMS Gran — управление знаниями в компаниях

24.10.2025
Андрей Матюков
Обзор системы управления знаниями ГРАН
KMS Gran — это российская система, которая помогает структурировать знания в компаниях. Рассмотрим интерфейс системы и возможности.

Главный экран

Система управления знаниями KMS Gran предназначена для хранения и быстрого поиска информации. Так выглядит главная страница системы с максимальными правами пользователя. На ней сразу доступны:

  • Панель управления (1)
  • Поле глобального поиска (2)
  • Фильтры (3)
  • Уведомления (4)
  • Избранное (5)
  • Личный кабинет (6)
  • Настройки системы (7)
  • Новости (8)
  • Последняя активность (9)
А также блоки «Ваши проекты» и «Статьи».
Интерфейс KMS Gran

Новости

Среди новостей могут отображаться и новости проектов, если авторизованный пользователь является участником проектов (1). Срочные новости помечаются соответствующе (2).

Для дополнительного привлечения внимания новости можно публиковать в бегущей строке (3).

При наличии соответствующих прав новость можно редактировать (4), добавить в «Избранное» (5) либо снять с публикации (6), такие новости попадут в Архив (7).
Последние новости в KMS Gran

Последняя активность

В этом блоке отображаются три последних документа, с которыми работал пользователь.
Последняя активность в KMS Gran

Ваши проекты

Это список проектов, к которым у пользователя есть доступ. Все знания в KMS Gran структурируются по проектам. Проекты также можно добавлять в «Избранное».
Ваши проекты в KMS Gran

Статьи

Статьи в списке можно сортировать, кликнув по заголовкам столбцов (1), фильтровать, а также — воспользоваться поиском по ним. Здесь же можно добавить новую статью (2).
Статьи в KMS Gran

Настройка системы

Работа в системе начинается с настроек.
Настройки в KMS Gran
KMS Gran позволяет сформировать организационную структуру компании с офисами, если их несколько, заполнить справочник руководителей и должностей согласно штатному расписания.
Компании и офисы в KMS Gran
В системных настройках происходит и администрирование ролей. Здесь есть предустановленные конфигурации.
KMS, LMS, Knowledge management, Система управления знаниями, Knowledge Management System, Gran KMS
Но можно создать и настроить дополнительные роли по своим предпочтениям.
Настройки ролей в KMS Gran
Термины, добавленные в «Глоссарий», выделяются и становятся кликабельными внутри документов типа «Статья» и «Новость».
Глоссарий в KMS Gran

Личный кабинет

Каждому пользователю, помимо основных разделов системы, доступен личный кабинет. На вкладке «Профиль» представлена не только личная и рабочая информация, но также настройки уведомлений и доступа.
Любые неопубликованные документы пользователя хранятся во вкладке «Черновики». А те, которые запланированы на определенную дату, — во вкладке «Отложенные публикации». Туда же попадет контент, для которого отложена архивация.

В «Избранное» можно добавить проекты, статьи и новости. Здесь же их можно исключить из избранных.
Избранное в KMS Gran

Панель управления

Добавить

Все сущности системы можно добавлять по одной кнопке из боковой панели.

Проекты

В «Проектах» представлена вся структура проекта с входящими в него разделами, материалами и файлами.
В открытом документе, кроме самого содержимого и кнопок управления, есть и дополнительная информация:

  • Местоположение (1)
  • Тип документа (2)
  • Автор (3)
  • Когда создан (4)
  • Кто редактировал (5)
  • Когда редактировался (6)
  • Сколько пользователей просматривают документ сейчас (7)
Проекты в KMS Gran
Поиск по документу живой — подсвечивает искомое (2) в процессе ввода запроса (1).
Живой поиск в KMS Gran
В системе KMS Gran предусмотрен словарь. Если в документе попадаются термины из него, то можно посмотреть к ним определения во всплывающих окнах.
Термины внутри статьи в KMS Gran
Здесь же можно настроить доступ к документу (1), выбрав в открывшемся окне пользователя или группу (2), указав роль (3) и нажав кнопку «Дать доступ» (4). Роль доступа после выдачи можно менять (5).
Настройка доступа к статье в KMS Gran
Под любым документом можно добавить комментарий (1) или оставить реакцию (2).
Лайки и комментарии в KMS Gran
Все версии документов автоматически сохраняются в системе. Через список версий (1) можно открыть любую и увидеть, что изменилось с той версии (2) и что есть сейчас (3).

Можно «откатиться» к любой прошлой версии (4).
История версий документов в KMS Gran
В отдельной ветке хранятся все файлы проекта, которые можно скачать или просмотреть.
Файлы проекта в KMS Gran

Участники

По умолчанию в разделе «Участники» открывается список всех активных пользователей по всем проектам. Их можно отфильтровать, нажимая на проекты или разделы. По кнопке «Импорт» можно массово добавлять пользователей из внешних источников.

Отдельно представлены заблокированные участники и группы.
Активные участники в KMS Gran
Заблокированные не могут авторизоваться в системе. Им можно вернуть доступ или удалить их из системы.
Заблокированные участники в KMS Gran

Новости

На разделе «Новости» при наличии непрочитанных пользователем отображается их количество.

Новости могут быть с ограниченным доступом и общими, а также срочными — они помечаются соответствующими метками.
Новости в KMS Gran
Непрочитанной считается не только свежая новость, но и изменённая, которая была уже прочитана ранее.

Для фиксации прочитанности новости есть кнопка «Прочитать». При открытии новости на этой кнопке запускается таймер прочтения, но нажать на неё нельзя, пока не долистаешь новость до конца. Только потом кнопка станет активной, таймер после её нажатия остановится, а количество непрочитанных новостей в боковой панели уменьшится.

Если нажать на информационную плашку, то откроется история версий этого документа.

Журнал действий

Как и в других разделах, дерево журнала действий работает в качестве фильтра для отображения содержимого. В данном случае, действий и уведомлений пользователя. Записи разделяются по дням.

В связке с журналом работает кнопка уведомлений (колокольчик).

Архив

В разделе «Архив» (1) хранятся снятые с публикации документы, которые не видят пользователи базы знаний. Архивные документы можно заново опубликовать (2).
Раздел Архив в KMS Gran
На странице такого документа есть метка «АРХИВ», который говорит, что он неактуальный. Также видна дата, время и пользователь, который снял документ с публикации.
Архивная статья в KMS Gran

Файлы

Все загруженные в систему файлы можно скачать или просмотреть, не скачивая.
Файлы в KMS Gran

Скрипт

Скрипт — это динамический сценарий получения знаний по условиям.
Скрипты в KMS Gran
По нажатию на кнопки будет открываться следующий этап согласно заложенной для этой кнопки логики.

Такая механика помогает получить знания при разных ветвлениях диалога. Полезно в изучении пошаговых инструкций, процесса продаж, работе техподдержки.
Так выглядит схема скрипта.
Схема скрипта KMS Gran
На форме редактирования можно изменять шаги (1), настраивать связи между ними (2) и добавлять условия (3) — кнопки перехода при воспроизведении.

Каждому шагу можно прикрепить изображение, статью из базы знаний, ссылку на внешние ресурсы, либо файлы (4).
Редактор скриптов в KMS Gran

Поиск

Поиск в KMS Gran — это мгновенный полнотекстовый морфологический поиск по статьям, новостям, файлам, архивным документам, который обладает такими возможностями:

  • Автозаполнение, маркировка совпадений
  • Автоисправление орфографических ошибок, переключения раскладки клавиатуры
  • Независимость от регистра
  • Закрепление статей на первых строках поисковой выдачи с визуальным выделением
  • Точный ответ на поисковый запрос
  • Ранжирование поисковой выдачи по актуальности
Умный поиск в KMS Gran
Сузить поиск можно фильтрами по проектам, авторам, типам документов.
Фильтры поиска в KMS Gran
С применением фильтров результат поисковой выдачи становится более точным.
Расширенный поиск в KMS Gran

AI-помощник

Кроме глобального поиска информации по системе, есть в KMS Gran и AI-помощник, который предоставляет готовые ответы на запросы по определенным проектам.

Ответ от AI-помощника формируется по статьям выбранного проекта с учетом прав доступа пользователя.
ИИ-помощник в KMS Gran
Может помочь AI и в редакторе статей, используя несколько готовых промтов:

  • Проверка и корректировка текста
  • Перевод и стилизация
  • Структурирование сложной информации
  • Использование готового текста как промпта
  • Сокращение, резюмирование, адаптация под формат

Коммуникации

Кроме взаимодействие через реакции на документы, есть в KMS Gran и прямой инструмент общения между пользователями системы — чат. В нем можно вести, как персональные диалоги, так и групповые.
Встроенный чат в KMS Gran

Статистика

В разделе «Статистика» можно посмотреть различные данные по документам, участникам, активности, поиску.
Раздел Статистика в KMS Gran

С любых устройств

Пользоваться KMS Gran можно с любых устройств.
Мобильная версия KMS Gran
Более подробно о тарифах и обновлениях продукта можно узнать на официальном сайте Gran-Soft. А все новости сразу появляются в Телеграм-канале Gran Soft.
Понравилась статья? Нажми на Лайфика!
Хотите обзор своего продукта или мероприятия? Пишите:
Lifel
опубликует
статьи по теме