TEAMLY — совместное управление знаниями в компании

Компания QSOFT всегда специализировалась на web-разработках и вот в 2022 году, на фоне ухода из России таких зарубежных решений по управления знаниями, как Notion и Confluence, решила вплотную заняться своими наработками в этом направлении. Результатом чего стала платформа TEAMLY, которая позволяет осуществлять следующие действия в плане совместной работы, ведения базы знаний и обучения:

А теперь обо всём по порядку.

Вся информация в TEAMLY подразделяется на две сущности: Файлы и Пространства.

Файлы — это хранилище файлов (документы, изображение, видео) и папок с бесконечным вложением.

Офисные документы (Word, Excel, Power Point) индексируются, поэтому поиск найдёт информацию и внутри таких файлов. Офисные файлы, картинки и видео открываются прямо на странице, их не нужно скачивать для просмотра. Хотя возможность скачивания тоже есть, причём и всей папки сразу.

Папкам можно задать теги (создаются пользователями) и классификаторы (заготовлены администраторами).

Система прав доступа позволяет настроить видимость папок для разных пользователей.

Пространства — это тематические разделы со статьями.

Главная страница TEAMLY состоит из верхнего меню, левой панели виджетов и ленты новостей. В ленте отображаются статьи, которые по умолчанию сортируются в хронологическом порядке, но можно их отфильтровать и по популярности за разные периоды.

Ленту новостей можно преобразовать в персональную умную ленту, настроив под себя фильтры отображения статей.

Система виджетов упрощает навигацию по TEAMLY.

В блоках «Личное пространство» и «Личное хранилище» хранятся файлы и заметки пользователя, которые в последствие он может переносить в «боевую статью» либо просто пользоваться как черновиком.

В виджете «Избранное» всегда под рукой отмеченные статьи или файлы. А последние просмотренные документы или файлы собираются в виджете «Недавние».

«Разделы знаний» позволяет быстро перемещаться по пространствам или хранилищам. «Популярное» хранит в себе статьи с наибольшим количеством лайков, на основе чего можно строить внутренние рейтинги и вручать награды. В виджет «На ознакомление» можно оставить страницы, которые пользователь планирует почитать позже.

Механизм отметок TEAMLY позволяет различными способами отметить статью, когда она открыта.

Статьи в TEAMLY имеют блочную структуру, причём на любой блок можно сформировать ссылку, чтобы при переходе на страницу она сразу открывалась на нужном блоке.

Конструктор статей поддерживает макеты расположения блоков.

Такими блоками и шрифтами располагает TEAMLY.

К статье можно прикреплять файлы из хранилища системы или с компьютера, а также добавлять ссылки.

Есть возможность совместной работы: оставить комментарий, добавить ссылку, отметить пользователя (@…).

Все комментарии можно посмотреть на отдельной панели. При наведении на какой-либо из них подсвечивается и выделенный текст в статье.

Встроенный чат статьи позволяет взаимодействовать между пользователями в режиме реального времени.

Кроме внутренней работы сотрудников компании, TEAMLY позволяет организовать и внешний доступ к отдельным материалам.

Для статей предусмотрен широкий выбор прав доступа. К примеру, «Редактирование» не позволяет публиковать, статья после изменения окажется сначала на согласовании. Пользователь с правами «Официальный документ» может публиковать статьи с галочкой официальности, чтобы они выделялись на общем фоне с подтвержденными актуальными данными.

Кроме того, можно давать доступ к статье по ссылке внутри компании или для всего интернета без ограничения. А можно ограничить доступ по электронной почте, временно выдав права определенным адресам.

Каждый пользователь может настроить для себя определенный тип уведомлений для различных событий.

Поиск TEAMLY позволяет найти информацию в статьях и документах как по прямому запросу, так и по производным от поискового слова. Понимает система и опечатки.

На основе базы знаний TEAMLY позволяет проводить обучение сотрудников, предоставляя отдельный модуль обучения.

Курс состоит из уроков, каждый урок может включать в себя теорию и практику.

В качестве теории могут выступать статьи или файлы из хранилища. Изменив информацию в исходных материалах, сразу же получаем обновленную информацию и в курсе.

При этом во вставленную статью можно добавить дополнительные поясняющие текстовые блоки.

Задания могут включать в себя тестовые вопросы с одним или несколькими правильными ответами, а также упражнение в свободной форме для проверки администратором.

Статистику можно посмотреть по конкретному сотруднику или по всем обучившимся.

Кроме курсов, элементом обучения может быть и список на ознакомление, назначенный администратором на определенных сотрудников.

Выбранным пользователям в таком случае придёт оповещение о назначении такого списка. Открыв статью, нужно будет в самом низу нажать на кнопку «Отметить как прочитанное».

Ответственный за назначение статей может следить за тем, кто и сколько статей открывал.

Можно включить комментирование статьи.

TEAMLY может интегрироваться с Битрикс 24 и быть выезжающей панелью над корпоративным порталом.